depus

Nu primiți e-mail când o factură așteaptă semnătura

Raportat Serviciului Fiscal de Stat de European Business Association Moldova, iulie 2024.

Platforma nu trimite notificare pe e-mail atunci când o factură este pusă la semnat. Persoana autorizată află că are ceva de semnat doar dacă intră singură în platformă și verifică.

Și mai important: sunt două momente în care o factură poate aștepta o semnătură, nu unul. Semnarea de către furnizor se face în două treceri — vedeți secțiunea de mai jos.

Ce vedeți

Facturile se acumulează în așteptarea semnăturii, fără ca cineva să fie anunțat. Într-o companie unde persoana care semnează nu este și persoana care emite, întârzierea nu are niciun semnal de avertizare — se descoperă la o verificare manuală.

European Business Association Moldova a inclus această problemă în lista transmisă în scris conducerii Serviciului Fiscal de Stat în iulie 2024 (documentul de poziție 103-24/SD, punctul 9(l)).

Două cozi de așteptare, nu una

Semnarea de către furnizor nu este o singură acțiune. Ghidul de utilizare a sistemului documentează două treceri: după aplicarea primei semnături, factura intră într-o coadă numită „Aplicată prima semnătură" și trebuie selectată și semnată din nou.

Ghidul de integrare confirmă independent existența celor două trepte: câmpul Order din cererea de semnare distinge între 1 — statutul facturii fiscale fără semnătură — și 2 — semnat cu prima semnătură.

Practic, o factură vă poate aștepta în oricare dintre cele două stări, iar în ambele nimic nu vă anunță activ.

Ce știm și ce nu știm despre notificări la a doua trecere. Documentul EBA constată lipsa notificării atunci când o factură este pusă la semnat — prima trecere. Nu am găsit nicio sursă care să documenteze dacă platforma notifică sau nu la a doua trecere. Nu deducem că lipsește și acolo doar pentru că lipsește la prima: ar fi o presupunere, nu o constatare. Dacă vă interesează acest punct anume, verificați la SFS.

Concluzia practică nu depinde însă de acel gol: dacă verificați manual, verificați ambele cozi.

De ce se întâmplă

Documentul nu descrie cauza tehnică. Constată absența notificării și cere introducerea ei. Nu putem afirma mai mult decât atât fără să inventăm o explicație.

Ce puteți face acum

  1. Stabiliți în companie un moment fix de verificare a listelor de facturi în așteptare — ambele, inclusiv „Aplicată prima semnătură" — este singurul mecanism de care dispuneți dacă platforma nu vă anunță.
  2. Dacă emiterea și semnarea sunt făcute de persoane diferite, cereți emitentului să anunțe separat semnatarul, prin canalul intern pe care îl folosiți deja.
  3. Pentru starea actuală a acestei solicitări, verificați la SFS. Documentul EBA datează din iulie 2024, iar noi nu am verificat dacă între timp s-a schimbat ceva.

Payload observat

Nu deținem încă un răspuns capturat de pe platformă pentru acest caz.

Ajută depus?

Deocamdată nu, pentru că depus nu există încă. Nu există niciun produs, niciun API și nicio interfață pe care să le puteți folosi astăzi.

Merită însă spus de ce această intrare contează pentru noi mai mult decât altele. Specificația depus descrie un pas exact de acest fel: după transmiterea facturilor, sistemul anunță persoana autorizată că are facturi de semnat. Este o soluție proiectată, nu construită.

Ce s-a schimbat prin acest document este statutul nevoii: o asociație de business organizată a cerut statului, în scris și cu dată, exact acest mecanism. Nu mai este o presupunere a noastră despre ce le-ar trebui utilizatorilor.

Aceasta rămâne o problemă a platformei de stat, iar noi nu putem schimba comportamentul platformei.

Vezi și

depus este în dezvoltare.

Verificat la: 2026-08-16

Acest material are caracter informativ și nu constituie consultanță juridică sau fiscală. Pentru situația concretă a companiei dumneavoastră, adresați-vă unui consultant autorizat sau instituției competente.

Stadiu: în recenzie